En av de tunga poängerna med Bufabs utbud på C-partsområdet är att se till att kunderna får en tillförlitlig försörjningskedja som är kostnadseffektiv och smidig. En viktig del i detta maskineri är det som finns i bakgrunden – affärssystemet. I detta fall alltså Jeeves ERP-lösning.
De här bitarna känner Thomas Vaktel, baserad på Bufab Norge, väl till. Han var med som processledare när Bufab valde Jeeves ERP som nytt affärssystem 2016. Vaktel började jobba med inköp för trettio år sedan och avancerade till inköpschef innan han sadlade om och vidareutbildade sig inom IT och började jobba som IT-chef år 2000. Idag är han AN-tekniker med huvudfokus på drift, support och projekt.
Bufab ett företag i framkant
Thomas Vaktel hävdar att Bufab ligger i framkant när det gäller att implementera ny teknik. Något som förstås är förenat med flera utmaningar, inte minst då med tanke på att IT-sidan är i ständig utveckling som kräver kontinuerligt nytt lärande. I detta är företagskulturen en viktig faktor:
– Bufab ett stort bolag som har lyckats bevara den familjekänsla man normalt bara hittar i mindre företag. Hos oss bryr sig alla om varandra och hjälps åt, och det trots att det finns många olika bolag med olika kulturer på många olika kontinenter. Det är ganska unikt och något jag är väldigt stolt över att få vara en del av, säger han och tillägger att koncernen i grunden är ett handelsbolag inom metall- och plastfäst-element som skruvar, bultar, muttrar och brickor, men har med tiden blivit så mycket mer än så.
– Vi producerar komponenter (C-parts) och detta är en stor del av Bufabs omsättning och en viktig del av vårt helhetserbjudande mot våra kunder. Huvudkontoret ligger i Värnamo, som också är platsen där allt började. Bufab grundades 1977 av Hans Björnstrand och har sedan dess vuxit till vad det är idag, konstaterar Vaktel.
Jeeves ERP del av Bufabs framgång
Till bakgrunden på affärssystemsidan hör att många Bufab bolag började använda ekonomidelen av Jeeves ERP runt 2010, men själva uppstarten av Jeeves som affärssystem för Bufab var 2016.
– Vi gick live med två piloter hösten 2015 och påbörjade utrullningen på allvar i februari 2016 med Bufab Norge som första bolag. Vi ägnade ungefär två år till att rulla ut Jeeves till alla bolag och vi har fortfarande pågående Jeevesprojekt eftersom vi har förvärvat nya bolag som också kommer att ha Jeeves som affärssystem, säger han och tillägger:
– Vi har en ”multi company”-installation av Jeeves som körs på ett kluster av 18 Jeevesservrar och en databasserver. Vi har över 30 företag i en och samma databas. Alla bolag har ett gemensamt kund- och leverantörsregister och ett gemensamt artikelregister. För att göra detta utan att få dubbletter har vi ett masterbolag som allt styrs ifrån. Alla nya kunder och leverantörer måste först läggas in i masterbolaget innan de kan föras ner till de lokala bolagen, berättar Vaktel.
Två uppsättningar av systemet
– Vi använder huvudsakligen två uppsättningar av Jeeves. Produktionsbolagen använder Jeeves med fokus på produktionsprocesser medan försäljningsbolagen kör en version som är lite mer anpassad för inköp- och försäljning samt lagerhantering. Intern handel mellan de olika bolagen sker genom ”Inter company transactions” (ICT), vilket innebär att alla bolagen kan se vad de andra bolagen har i lager och lägga inköp direkt i systerbolagen. Inköp kan göras till eget lager eller direkt till kunden. Att Bufab kan sälja varor från alla sina lager ger oss en enorm styrka. Artikeldatabasen är cirka 400 000 artiklar.
Tittar man på antalet användare handlar det om ca 1000 stycken:
– Så är det, kommenterar Thomas Vaktel. Och genom något vi kallar ”Bufab Best Practice” säkerställer vi att alla bolag och användare arbetar på samma sätt. Alla program är utformade på samma sätt och dokumenten har samma mall. Ändringar i Jeeves görs genom en speciell process och vi har tre releasefönster per år där nya förändringar implementeras. Förutom Jeeves har vi en del integrationer med andra program som till exempel Eazystock, Medius Flow, Bartender, Exstream, Kardex, SuperOffice, Schipt för att nämna några.
Vad är det bästa med Jeeves ERP tycker du?
– Sökfunktionen och flexibiliteten. Att alla fält är sökbara är fantastiskt bra. Det är lätt att hitta den information vi behöver och det är enkelt att exportera resultatet till Excel. Dessutom är Jeeves ERP mycket lätt att anpassa efter våra behov.
