Vid Hunters ankomst 2020 hade ett team av affärsanalytiker, programmerare och IT -specialister ambitionen att identifiera och rulla ut så många automatiska processer och optimeringar som möjligt inom Sweco för att skapa värde för kunderna.
Hittills har Sweco, med stöd från Hunter och hans team, identifierat 60 processer som kan automatiseras: att utföra upp till 68 000 arbetstimmar av traditionellt repetitivt arbete per år.
FRIGÖR ARBETSKRAFT FÖR MER KREATIVA UPPGIFTER
Genom att hantera dessa processer med RPA-lösningar (Robotic Process Automation), använda “robotar” alltså för sånt som tidigare utförts manuellt av personal, vilket minskar mängden arbete, förbättrar arbetskvaliteten, och viktigast av allt frigör Sweco-arbetskraften för att utföra mer komplexa, kreativa uppgifter och spendera mer tid med kunder. Robotarna har sina egna e-postadresser och IP-adresser, så att deras framsteg och kommunikation kan följas ordentligt; en viktig funktion för att minimera risken.
Totalt, berättar Sweco på sin sajt, är målet för 2021 att spara 100 000 timmar totalt i alla Swecos landsorganisationer och i det arbete som utförs av de 17 500 ingenjörer, arkitekter och andra specialister som är anställda på Sweco.
Men inte ens när det målet nås kommer Hunter se sitt arbete som gjort.
– Inledningsvis handlade det om att lägga en bra grund och ha en central plattform från vilken automatiseringen kan ske, säger Hunter och tillägger:
– Efter det började vi genast samla in exempel och gjorde förbättringar nedifrån och upp. Det är därför människor är engagerade över hela linjen: det skapar stöd och tar dig till daglig praxis.
Men det har inte stannat där. Nu när grunden är lagd är det dags att vidareutveckla automatiserade processer på Sweco. Inställningen är att detta handlar om en kontinuerlig dynamisk process.
TILLGÄNGLIGGÖRA BÄSTA PRAXIS
En viktig del av teamet för artificiell intelligens och automation är att utveckla fall och bästa praxis och att göra dessa tillgängliga för kunder. Hunter menar i detta att automatisering och robotisering i slutändan kommer att vara vanligt och tillämpligt i alla projekt, såväl som en del av alla förslag till kunder.
– Hittills har vår ”robotstyrka” levererat en rad tjänster i kundprojekt och skapat ökad kapacitet, förutom att effektivisera och påskynda vår interna process. Men det här är egentligen bara en början. Vi lägger nu till AI-funktioner och i kombination med våra medarbetare, som vässas med intelligent automatisering varje dag, för att nå den vision vi vill uppnå, säger Hunter.
NÄR ÄR DET LÄGE ATT SATSA PÅ RPA?
Allmänt om RPA ska sägas att det finns ett par kriterier som bör gälla för att en RPA-implementation ska vara till nytta och bidra med önskad effektivitet. Det bör handla om processer som är:
• Repetitiv
• Manuell
• Arbetskrävande
• Tidskrävande
För varje process där någon av faktorerna ovan stämmer in väger affärsnyttan betydligt tyngre än kostnaden det medför att införa ett RPA-verktyg. Det är med andra ord enkelt att se i vilka arbetsuppgifter och processer det är ekonomiskt försvarbart att införa ett RPA-verktyg för dess utförande. På www.consid.se skriver man bl a:
”Initialt, för att komma igång med RPA och skapa momentum kring ett införande, är ett bra tips att rikta sig till de processer som skapar ett mervärde utöver den affärsnytta man främst siktar på att skapa. Faktum är att denna faktor är så pass viktig att vi valt att ge den en egen punkt. Det är alltid smart att utgå från ett användarperspektiv och dessutom skapa ett värde för användaren som eliminerar tråkiga uppgifter så att mer tid och energi kan frigöras till att arbeta med mer motiverande och mindre monotona arbetsuppgifter.”
