AI-verktyg blir allt mer användbara, till exempel de som använder generativ AI. På Unit4 har vi jobbat med AI-funktioner i vårt affärssystem i många år, till exempel för att automatisera uppgifter som att fylla i formulär för semesteransökan och sjukfrånvaro eller att påminna chefer om godkännanden som krävs. Målet är naturligtvis att minska tiden som medarbetare behöver spendera på att arbeta i affärssystemet, att förenkla processer och minska risken för fel.
Kan hälften av processerna automatiseras?
Vi är nyfikna på att ta reda på hur långt det går att automatisera existerande processer. Vissa hävdar att det går att automatisera ungefär hälften av de manuella processerna. Det skulle innebära att användarnas behov av att mata in data skulle minska drastiskt. Det låter lockande men hur kan det komma att fungera och är det lämpligt?
Det finns en del utmaningar vad gäller automatisering med AI. Personlig integritet, säkerhet och etiska överväganden behöver tillgodoses när AI-lösningar skapas. Det behövs både processer och lösningar för olika typer av kontroller. Användarna måste kunna lita på att de resultat som fås med AI-modeller är korrekta och optimala. Och det måste finnas lättbegripliga förklaringar av hur modellerna fungerar och kommer fram till resultat. Vi måste också komma ihåg att AI inte tar bort behovet av mänsklig insyn. Även om de manuella processerna försvinner, kommer det finnas behov av mänskliga kontroll för att säkerställa ansvarsfullhet i systemet.
Vidare är det viktigt att säkerställa att användningen av AI uppfyller de behov som användare har av automatisering. Tanken är att minska tiden som anställda behöver spendera i systemen, utan att det känns som att systemen ”tar över” arbetet. Med utgångspunkt från beteendeforskning och studier kring användaranpassad design kan AI-funktioner utformas så att de bidrar till goda användarupplevelser.
Möt användarna i deras egna miljköer
En amerikansk ideell organisation som vi nyligen fick möjlighet att studera utgör ett bra exempel vad vi menar. Användarbehov som var svåra att beskriva, eller till och med dolda för användarna, framkom tydligt under våra fältstudier. Det visade sig till exempel att vissa data inte visades tillräckligt tydligt på skärm och blev svårläst samt att vi ytterligare kunde förenkla manuella betalningsprocesser.
Vi förespråkar att möta användarna i deras egna miljöer och sammanhang. Det handlar inte bara om att utföra de funktioner som sköts av ett affärssystem, utan om att ta hänsyn till hela arbetsmiljön och alla aktiviteter som utförs, oberoende av vilka applikationer, system, plattformar och kanaler för kommunikation som används.
Traditionella, statiska användargränssnitt behöver ersättas med sådana som är dynamiska och automatiserade, och som kan användas för att utföra hela arbetsuppgifter. Sådana användargränssnitt behöver vara anpassade till de sammanhang de används i och det måste gå att anpassa dem till varje användares specifika behov. Om man lyckas med det kan den fulla potentialen för automatisering med hjälp av AI uppnås.
Av Sara Portell, VP of User Experience och
Rafael Artacho, Product Director på Unit4
