Man insåg på Saab tidigt att man behövde bygga ett team som kunde agera snabbt och effektivt, och för att göra det behövde man dels bygga på ett nära samarbete mellan IT och HR, dels säkerställa att man hade mandat att agera. Det sistnämnda krävde förankring och representanter från alla viktiga delar av organisationen.
Satsade på en agil och iterativ modell
I och med det stora behovet bestämde de sig för att arbeta enligt en agil, iterativ metod med man kontinuerligt pushade ut nya, mindre releaser. Allt för att snabbt kunna bidra med värde till organisationen. Det var också så man valde vilka områden man skulle prioritera – de som kunde skapa affärsvärde och förbättra medarbetarupplevelsen mest.
– Vi satte ihop ett litet team, med kunskap från ServiceNow och integrationsexperter som kunde få ihop alla system samt en styrgrupp med alla centrala funktioner representerade. Allt för att få det mandat som krävs, säger Fredrik Spets, Digital Transformation Expert på Saab, i samtalet.
Förenklade beställningar och säkerhetsutbildningar
Den första releasen var ett förenklat sätt att beställa IT-utrustning och applikationer för nyanställda. Därefter fokuserade man på att digitalisera och förenkla den säkerhetsutbildning som självklart spelar en enormt stor roll på ett företag i försvarsindustrin. Den tredje releasen var en helt ny ”pre-boarding”-upplevelse som helt enkelt lotsar nya medarbetare genom alla steg som behöver vara på plats innan den första arbetsdagen.
Hittills har det gjorts fler än 2 000 beställningar av IT-utrustning och applikationer med det nya systemet och fler än 2 000 säkerhetsgenomgångar har hanterats på distans, istället för det tidigare upplägget som krävde att man fysiskt befann sig i ett konferensrum.
Under Knowledge 2020, som pågår fram till andra veckan i juni, kommer flera svenska och nordiska kunder att berätta om tids- och effektivitetsvinster.
