Automationstrenden är en av de just nu starkaste inom business IT-området. Skälen för detta är goda; produktivitetspotentialen är nämligen stor. En färsk studie från det oberoende undersökningsföretaget DJS Research (2017) visar att kontorspersonal i genomsnitt lägger 552 timmar – det är närmare en tredjedel av arbetsåret – på administrativa eller repetitiva uppgifter som tar fokus från huvudsysslorna; det som folk är satta att jobba med. Analysen visar också att 77 procent av svenskarna efterfrågar ökad automatisering. De vill ha ett mer meningsfullt innehåll i sitt arbete.
Pengar att hämta. Men det finns mera intressant i undersökningen av mer pekuniär karaktär. Det finns pengar att hämta, både i form av lägre kostnader och större intäkter. Den produktivitet som förloras har nämligen ett pris: I de elva länder som studien omfattade – bl a Sverige, USA, Storbritannien, Spanien, Frankrike, Nederländerna och Tyskland – värderades ”förlusterna” i genomsnitt till ca 44 miljarder per år.
– Det är mycket pengar, säger Finn Fölling. Tänk dig de värden vi kan tillföra med en ”självlärande” och ”självdriven” mjukvara. På många vis kan man säga att vi redan börjat använda lösningar för detta i våra privatliv, inte minst via sociala medier. Det finns inget som motsäger att vi inte skulle kunna skapa samma typer av automationslösningar i företagen eller organisationerna. På sista raden kokar detta ner till att stärka konkurrenskraften, säkerställa produktiviteten, men också ge våra anställda samma typ av digitala upplevelser som de är vana vid från privatlivet.
Plattformarna finns redan där, säger Unit4-chefen och pekar på molnet och lösningarna med sånt som ”selfdriving ERP”, självdrivande programvaror, botar (digitala assistenter som Unit4’s egen Wanda), IoT och program för maskininlärning. Förändringens vindar har börjat blåsa, hävdar han och digitaliseringen är drivmotor.
– Så är det, under fjolåret har vi sett att företag börjat förändra arbetssätt kring såväl processer och människor som system och mjukvarulösningar. Det hela är rätt drastiskt och det är tekniken som blivit en möjliggörare. Här har det tagits jättekliv. Det har blivit möjligt att förverkliga sånt som egentligen bara var teoretiska optioner tidigare. Nu finns IT-stödet för att gå bortom leveranser av bara produkter. Produkterna blir till tjänster och där man tidigare hade svårt att se inkomster utvecklas nu helt nya affärsmodeller kring service och annat. Men just detta att skapa tid inom ramen för hur arbetsdagarna hittills sett ut är en nyckel.
Administrerar man bort en tredjedel av arbetstiden kommer fönstret aldrig att öppnas, är hans rimliga konklusion.
– Samtidigt kan det vara lätt att förblindas av alla snygga och roliga tekniska innovationer. Bara utvecklingens inneboende exponentiella explosivitet kan också skapa en rädsla att gå vidare inför det ”berg” av möjligheter som tornar upp sig. Var börjar man? Hur går vi vidare? Vad kostar det? Hur motiverar man till förändring utan att människorna i organisationen känner sig hotade och istället ser möjligheterna till personlig utveckling? Frågorna är många, MEN, idag börjar insikten om att förändring inte bara är nödvändig utan faktiskt också en rolig, utvecklande utmaning som kan säkra konkurrenskraften. Ja, till och med säkra att man ens finns kvar på marknaden på lite sikt.
ERP-sviten Business World är bolagets flaggskepp. Så långt den ideologiska överbyggnaden, men verktygen då? Hur ser Unit4’s arsenal ut?
Flaggskeppet är ERP-sviten Business World. Tidigare hette denna lösning Agresso.
Men oavsett namnetiketten har Unit4 varit mycket framgångsrika på marknaden, framför allt när det gäller offentliga verksamheter, utbildningsområdet och på service-/tjänstesidan. Sett till storlek håller man normalt till bland de fem största aktörerna i Norden, där man har sin marknadsbulk. Bolaget har ca 4 100 anställda och drar årligen in närmare 500 miljoner euro, alltså över 5 fem miljarder kronor.
Programmet kan beskrivas som en komplett molnbaserad ERP-svit. Men man har inte låst sig enbart till denna plattform, sviten kan också fås on-premise (lokalt installerad) eller som en hybrid. Den innehåller moduler för finans, HR/Lön, planering och budgetering, inköpshantering, projekthantering, EAM (Enterprise Asset Management, anläggningsunderhåll) och fältservice.
I detta sammanhang har Unit4 byggt upp vad man kallar för en ”People Platform”, vilken i sin tur kopplar till Microsofts molntjänstplattform Azure. Tanken är att offentliga organisationer och tjänsteföretag behöver affärssystem och lösningar som är försedda med anpassade verktyg för kommunikation, planering och problemlösning. Detta menar Finn Fölling en bristvara när det gäller de traditionella affärssystemen.
– De är, säger han, tröga och fyrkantiga och framtagna vid en tid när repetitiva processer och manuellt arbete dominerade affärs-IT-användningen. Det är här vi kommer in i handlingen med en helt ny generation av flexibla, anpassningsbara och snabba applikationer. Det är vår “People Platform”.
Med denna har Unit4 knutit ihop systemarkitektur och designprinciper med ett antal innovativa funktioner. Plattformen består av fyra nyckellager:
- Personlig upplevelse– ett nytt sätt att lära sig och att använda affärsapplikationer.
- Affärsfunktioner– fullständigt anpassat efter användarnas affärsbehov.
- Smart Context– En ”smart helhet”, som levererar integrerad och kontextdriven information samt smarta samarbets- och prognosfunktioner.
- Elastisk grund– tillämpar unik expandera-och-relatera-teknik för maximal flexibilitet.
Vi ska vidare nämna att man till detta byggt ett antal branschspecifika lösningar som nyttjar den senaste sociala, mobila, analytiska och molnbaserade teknologin. Några exempel är:
Unit4 MAP – ett helhetskoncept för anbudshantering och byggprojektstyrning. Lösningen används för kostnadskalkylering, planering, inköp och ekonomisk styrning.
Unit4 Property Management – en skräddarsydd lösning för fastighetsbranschen med stöd för alla processer runt fastighetsförvaltning.
Självkörande ERP-lösningar. Med dessa verktyg har Unit4 skapat vad Finn Fölling och Unit4 betecknar som ”självdrivande”, eller egentligen, ”självkörande ERP”. Men vad handlar då detta om? Liknelsen med autonoma fordon är bra i sammanhanget.
Mycket av sånt som man tidigare manuellt har hanterat i systemet kan systemet göra själv. Eller så kan det åtgärdas på ett enkelt sätt av den som kör det.
Detta handlar inte bara om att göra kosmetiska förändringar i gränssnittet, ”en vanlig åtgärd när det gäller traditionella system”, säger Fölling. Visst kan det ha sina fördelar i traditionella system, som kan vara svåra att förstå och att använda, absolut. Liksom att det ofta krävs mycket komplexa ingrepp för att anpassa ett system till olika individers arbetsuppgifter. Allt sånt kan man snygga till, visst, men till priset av ofta omfattande och därmed tids- och resurskrävande insatser. Dessutom – varje gång det krävs en ny förändring, anpassning eller tillägg, så blir det samma visa igen.
– Det är helt klart en komplex uppgift att förändra i system efter införandet, säger Fölling. Oftast krävs programmering av tekniska experter för att ändra systemen. Hos oss har vi satt en ära i att de integrerade affärsapplikationerna genomgående är utvecklade på ett sätt som gör det enkelt för användarna att själva anpassa och förändra dem. Därmed kan våra användare alltid vara i synk med omvärldens förändringar. Alternativt kan de snabbt ställa om systemstödet och fånga nya affärsmöjligheter eller möta oväntade utmaningar.
Att våga utmana gamla komplexa processer är en nyckel. Hemligheten ligger i hur man möter den nya, allt mer digitaliserade verkligheten; man måste våga utmana gamla långa, oflexibla och komplicerade affärsprocesser. Inte bara stoppa in dem i nya och mer kapabla mjukvarusystem.
– I stället för att göra små förbättringar av användargränssnittet, baserat på i princip samma processer som tidigare, måste målet vara att förenkla affärsprocesserna genom att digitalisera och automatisera dem i en sån omfattning att de i huvudsak blir i det närmaste 100% automatiserade, menar den nye Unit4-chefen och tillägger att, ”det är sånt som befriar människor, medarbetare från uppgifter som egentligen inte bidrar med värde till verksamheten”.
Av detta följer att de traditionella ERP-processerna är på väg att blekna bort i skenet av digitaliseringen. Vi lever i en värld där allt är online, saker uppdateras direkt. ERP måste också reflektera detta.
– Låt dator-, processor- och robotkraft ta över genom att tillämpa avancerade BI-lösningar. Business Intelligence. Här är ”analyticskapabiliteter” kärnan. Program som kan förstå omgivningen, identifiera mönster, förutse beteenden och identifiera undantag; och som dessutom med screening kan göra data personligt och relevant. Genom sån analys i realtid kan man eliminera majoriteten av de manuella stegen i de flesta affärsprocesser. Några steg kan t o m tas bort helt och hållet. Därmed kan vi kan gå vidare mot en självstyrd, intelligent ERP, menar Fölling.
Men människans roll då?
– Den finns kvar förstås, men blir egentligen viktigare – användare ska bara engageras när det verkligen krävs. Alltså när sunt förnuft krävs. Genom att ta bort de manuella, rutinartade inslagen i arbetet skapas tid som kan användas till annat mer stimulerande, som affärsutveckling och liknande. Det är i detta ett affärssystem ska kunna leverera stora upplevelser, som liknar de bästa erfarenheterna från våra personliga favoritappar. Var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst.
Ett bra exempel. Hur kan detta se ut i praktiken? Här är ett konkret exempel byggt på det som kallas prediktiv analys. Det handlar om att ge stöd till en projektledare när man kalkylerar kring ett nytt projekt:
Normalt har ett företag med lite tid på marknaden kört hundratals liknande projekt. Det betyder att man i sitt ERP-system tagit fram en mängd budgetar, prognoser, revideringar, tidtabeller, kostnader, fakturor och annat faktiskt som är relaterat till projektet. Baserat på dessa existerande fakta kan ett ERP-system som Unit4 göra en skattad prognos kring tid och kostnader för nästa projekt. Hur då? Det handlar om att utnyttja data, definiera mönster, klustra liknande typer av projekt och använda datorkraften till det den är bäst på – bearbetning av stora datamängder.
Det finns i princip ingen anledning till att en datorlösning inte kan utarbeta den bästa projektplanen, föreslå de bästa tillgängliga resurserna och rätt kompetens för varje jobb. I alla fall inte om projektet ligger inom ramen för tidigare liknande projekt.
Är det fråga om helt nya projekttyper hamnar saken givetvis i ett annat läge, men då är det å andra sidan fråga om att istället utnyttja den mänskliga skaparkraften för att skapa nya lönsamma och effektiva mönster. Inget rutinarbete, sålunda.
Alldeles oavsett om det rör sig om ett projekt som liknar de man redan har, eller om det är fråga om helt nya affärslösningar så måste de definitiva besluten ändå tas av projektledaren. Att göra kvalificerade bedömningar baserade på erfarenhet är en av de saker vi gör bättre, men system kommer att ge stöd för att fatta rätt beslut.
Hur bra är Unit4 på Business Intelligence-lösningar? Några objektiva sanningar är förstås svåra att ta fram, men det finns goda indikationer i utvärderingar som gjorts av analytiker.
För bara någon vecka sedan fick bolaget ett kvitto på att man håller hög klass på området när Unit4 prevero för andra året i rad utsågs till marknadsledande i den tyska branschrapporten BARC Score. Rapporten är en årlig utvärdering av leverantörer på BI-området, där man analyserar styrkor och svagheter med de vanligast förekommande leverantörerna av BI-lösningar. Unit4’s prevero fick ett högt betyg och bedömdes som marknadsledande tillsammans med IBM, Oracle och SAP.
Utvärderingen är baseras på parametrar som marknadsläge/position, prestanda och portföljens kapabiliteter med avseende på integration. I den sistnämnda kategorin rankades Unit4 prevero som etta av de 18 undersökta företagen.
Till saken hör också att företag som ingår i BARC Score-undersökningen måste ha specifika programfunktioner som bl a innefattar planering och budgetering, ad hoc-frågor, rapportering, formaterad standardrapportering, analys och instrumentpaneler (dashboarding).
– Denna utmärkelse bekräftar att vi är på rätt spår med vår företags- och produktstrategi, som är helt fokuserad på att leverera strategiskt värde till kunden. Jag tror att det stora erkännandet av våra produkter, det nära samarbetet med våra kunder och det enastående engagemanget samt vår lojalitet har spelat en viktig roll i våra framgångar, kommenterade förre nordenchefen, Jeremias Jansson saken. Han är numera regionansvarig för ”Continental Europe” på Unit4.
Att lösningarna som Unit4 sätter på banan också fungerar i praktiken finns det en rad goda exempel på. 2017 delade exempelvis analytikern Herbert Nathan & Co ut pris för ”Årets Affärssystemprojekt” till Unit4 och Lantmännen Fastighet, för införandet av Unit4 Business World hos de senare.
Det gäller som sagt att ”hålla linan spänd” och det mesta talar för att den inte kommer att slakna under Finn Föllings ledarskap.
Finn Fölling om de viktiga marknadstrenderna under 2018.
Mjukvara i molnet, mobilitet och IoT: Molntjänster, mobilitet och IoT har kallats, ”disruptiv teknik”. Men för yngre generationer är denna teknik naturlig, som att prata med sin mobiltelefon, inte genom den. Det betyder att motståndet mot den nya tekniken också snabbt bryts ner ute på arbetsplatserna. Att prata om ”Software-as-a-Service” (SaaS), ”Infrastructure-as-a-Service” (IaaS) eller ”vad-som-helst-som-Service” blir irrelevant – det är helt enkelt tjänster alltihop.
Marknadsanpassade lösningar via SaaS: De stora, tunga applikationerna närmar sig sitt slut – under 2018 kommer vi att se allt fler företag som börjar arbeta med mikrotjänster som samarbetar sömlöst för att enkelt leverera affärsanalys och göra lösningar som är bättre lämpade för marknaden.
Dessa mikrotjänster kommer att öka behovet av digitala ekosystem och marknadsplatser, som en slags appbutik för företag som påminner om App Store eller Google Play.
Artificiell intelligens – utbildning av botar: AI tar sig in på företagen i form av chatbotar som exempelvis Unit4s Wanda, och ofta i kombination med ett gränssnitt för konversation. De botar och digitala assistenter som används idag är dock begränsade, till en viss grad t o m “naiva”. De kräver att användarna utbildas i hur de bäst kan använda botarna. Vi ser att botar kommer att bli mer användbara under kommande år genom maskininlärning och analysteknik.
Vidare – både Microsoft och Google arbetar med att väva in mer AI in i sina appar för att hjälpa anställda att kunna arbeta med effektivt.
Genom att samla stora mängder av data och använda oss av maskininlärning för att konvertera denna data till information, kommer vi att en dag leva med att appar börjar uppmana användare att exempelvis öppna filer vid specifika tider på dagen eller föreslå mötestider baserat på användarens uppgifter och vanor.
Utöver detta så kommer den ökande användningen av prediktiv analys leda till en extremt hög grad av automatisering vilket strömlinjeformar användarupplevelsen och ökar såväl effektiviteten som kvaliteten på de utförda uppgifterna.
Analys av affärsresultat via Data-as-a-Service (DaaS): Då vi ser fler kunder inom SaaS, och då volymen av molndata konstant växer, vill företag röra sig från affärsmodeller baserade på mängd användare eller transaktioner mot modeller där man fokuserar på det ökade affärsvärdet. Hur presterar ett företag i jämförelse med sina konkurrenter, vilka är skillnaderna, var kan andra mikrotjänster leverera ett högre värde och levereras verkligen detta uppfattade värde? DaaS kommer inom kommande år att leva upp till löftet om att bli bättre på att förstå processer och hjälpa företag att ta bättre beslut.
Traditionell nätverkssäkerhet räcker inte: Med IT-attackerna Petya och WannaCry i färskt minne så är säkerhet (och personskydd – GDPR) en av de viktigaste prioriteringarna för företag. Den tidigare övertygelsen om att stationära företagssystem är mer säkra än molnet har förändrats då säkerheten i molnet förbättras och internationella lagar för cybersäkerhet börjar implementeras och följas. Traditionell nätverkssäkerhet räcker inte längre och idag är det livsviktigt att ha utvecklare som implementerar säkerhet redan i systemen när de utvecklas istället för som ett lager utanpå.
Uppbyggnad av företagsarkitekturer: Vi kommer från en tid då en liten mängd företag har haft ett starkt fäste inom SaaS – speciellt på marknaden för horisontella lösningar, det vill säga till exempel ekonomisystem för en lång rad branscher. Anledningen till detta är att lösningarna byggdes i form av slutna plattformar som förhindrade samarbete, förutom med ett begränsat antal utvalda och godkända partners. Dessa plattformar öppnas redan nu upp och framåt kommer vi se fler öppna plattformar med en variation av komplementerande tjänster. Ett bra exempel på detta är hur Microsoft arbetar med en plattform som integreras med maskininlärning, IoT-tjänster och säkerhet som kan användas för att bygga kundernas lösningar.
