Tecken 1: Sammankopplade IT-system har inte gjort företaget mer agilt
Genom att titta närmare på var transformationen fungerat och var den inte gett önskat resultat, kan vi bättre förstå vad som ligger bakom den digitala tröttheten.
De flesta företag har genomfört någon form av integration mellan de viktigaste IT-applikationerna, som ERP, CRM, Product Lifecycle Management (PLM) eller Manufacturing Execution System (MES). Deloittes digital maturity index 2022 visar att det stämmer för 92% av europeiska företag. Samtidigt har 72% stora och 40% små och medelstora europeiska företag dessutom migrerat minst en av sina företagsapplikationer till molnet. Men dessa tekniska avancemang har inte resulterat i ökad agilitet och 47% säger att just agilitet bör prioriteras i framtida initiativ.
Tecken 2: IT och andra projekt-team tvingas
fortfarande jobba i många olika applikationer
Istället för att leda till förenkling har successiva transformationer lett till ett fragmenterat programvarulandskap. Tre forskare, Rohan Narayana Murty, Sandeep Dadlani, och Rajath B. Das, som noga observerade team i Fortune 500-företag, fann att en genomsnittlig medarbetare bytte mellan olika gränssnitt 1 200 gånger om dagen. En del rutinuppgifter krävde upp till 20 olika mjukvaruapplikationer!
Den här fragmenteringen får många negativa konsekvenser: kognitiv överbelastning, även kallad “Toggle tax”, längre tid för nyanställda att komma in i jobbet, sämre datakvalitet och allmänt svårare att få en tydlig bild av verksamheten. En undersökning genomförd av Hexagon och Project Management Institute visar att 40% av projektdrivna organisationer fortfarande exporterar och lägger in data manuellt, inom så viktiga områden som projektplanering och beräkningar.
Ett sätt att lösa problemen är att avveckla gamla företagsapplikationer, och samtidigt införa nya lösningar som kopplar samman flera applikationer och ger ett gränssnitt för projektledning och är kopplat till ERP eller andra affärssystem. Övergångsperioden kan vara svårt men målsättningen är att ha all information samlad på ett ställe och slippa att hela tiden lägga in och föra över data.
Tecken 3. Spagetti-IT leder till dålig koll
Den stora mängden lösningar och applikationer ställer minst sagt till det för IT-teamen. En nyligen genomförd undersökning av MuleSoft, visar att IT lägger 40% av sin tid på att integrera och koppla samman olika applikationer.
I en projektdriven organisation byter man dessutom ofta programvara mellan projekten. Enligt Hexagon och Project Management Institute används bara 40% av samma programvara i flera projekt. Orsakerna kan vara flera, men ofta handlar det om vad projektledaren är van vid och kan.
Ett annat tecken på digital utmattning i organisationen är så kallad skugg-IT, användningen av applikationer som IT-avdelningen inte godkänt och inte ens vet om. Excel används också ofta för projektledning. Även om Excel har sina fördelar är användningen för så viktiga uppgifter som planering och kommunikation i teamet, ett tecken på att organisationen saknar rätt verktyg, kompetens och förtroende för datan.
Tecken 4: Beslutsfattare misstror datan
Ofta är det just förtroende för datan som glöms bort men som är oerhört viktigt. De flesta företag försöker automatisera och införa datadrivna beslutsprocesser och det är omöjligt om det inte går att lita på datan.
Hexagon och Project Management Institute studerade hur 800 medarbetare från projektdrivna organisationer arbetade och fann ett starkt samband mellan till vilken grad de litade på datan och hur väl de genomförde sina projekt. Gemensamt för de bästa organisationerna, som genomför mer än 80 procent av sina projekt på ett framgångsrikt sätt, var att det hade en högre grad av förtroende för företagets data än övriga. Tillit till datan ger inte bara mer effektiv projektledning, det frigör även omfattande resurser och pengar som kan användas för ytterligare förbättringar.
För de organisationer som vill öka förståelsen för varför den digitala transformationen inte lett till de förbättringar de förväntat sig och som vill veta var de bör fokusera sina insatser i framtiden, kan det vara smart att fråga både projekt och IT-team, vilken data de inte litar på. Det kommer att resultera i en lista med verktyg som bör undvikas, signaler verksamheten inte lyssnat på och data medarbetare upplever bör dubbelkollas. Med det i bagaget kan de sedan leta efter nya och bättre verktyg, införa ett mer robust ramverk för datavalidering och se över vilken data de samlar in och hur, i relation till verksamhetens behov.
Av Doga Akkus, Senior Account Manager på HEXAGON Asset Lifecycle Intelligences
