”Målet med produktdesign är att hjälpa användare att ha tillgång till bättre beslutsunderlag, arbeta snabbare och göra mer. Det kräver ett iterativt arbete där utvecklingen idag sker i två steg: I det första kan en projektledare ställa enkla frågor direkt till systemet – om budgetläget, projektförseningar eller bemanning i uppdragen. Systemet svarar och bygger gradvis upp en förståelse för verksamheten och användaren. I nästa steg väntar systemet inte på att bli tillfrågat. Det bevakar projekten, uppmärksammar avvikelser och föreslår åtgärder på eget initiativ. Det kan till exempel flagga för att ett projekt riskerar att bli försenat, peka ut en tillgänglig medarbetare som känner kunden och räkna ut att kostnaden ryms inom budgeten – allt innan projektledaren hunnit öppna sin dator.
Skillnaden mellan regler och förståelse
För att ett affärssystem verkligen ska avlasta användaren måste det förstå innebörden bakom sina egna uppgifter – inte bara följa regler. Det måste resonera på samma sätt som medarbetarna det är byggt för. Men affärssystem har fungerat enligt samma logik i decennier: regler, arbetsflöden, valideringar och skärmar. Systemet talar om vad du ska göra och stoppar dig om du inte följer instruktionerna, men det förstår inte varför. Affärssystemet kan inte resonera om vad som bör hända härnäst, anpassa sig till situationer det inte är konstruerat för eller förutse vad användaren behöver innan frågan ens ställts. Det kognitiva arbetet landar alltid hos människan, som fyller i den förståelse som systemet saknar. Varje sked med energi som går åt för det arbetet är en sked som inte används till sådant som ger något värde.
Därför är djup branschförståelse avgörande
Detta förklarar varför horisontell systemdesign alltid har varit ett energiproblem. Offentlig sektor hanterar medel och politiska åtaganden.Tjänsteföretag driver projekt enligt avtal medan ideella organisationer förvaltar medel från givare som styr beslut. Att koda in dessa skillnader är det som förvandlar ett generellt system till ett som faktiskt kan resonera om verksamheten. Djupet i branschförståelsen avgör kvaliteten i resonemanget. Det är den riktning som affärssystem rör sig mot. AI skapar förutsättningar för system som arbetar med verklig förståelse för de branscher de betjänar. De som kodar in den förståelsen är de som bygger system med relevans för framtiden.
Från verktyg till medarbetare
Med skedteorin förstår vi att målet inte enbart är effektivitet utan en meningsfull minskning av kognitiv ansträngning. Det finns gott om automatiseringsverktyg, men jag tror att nästa generations AI-integration i affärssystem kommer att utvecklas för att hantera denna onödiga kognitiva belastning. För faktum är att de flesta användare av affärssystem fortfarande gör översättningsarbete. De konverterar verksamhetens logik till systemspråk. De överbryggar klyftan mellan vad de vet om sitt arbete och det systemet kan förstå. Det är där skedarna med energi försvinner. Ekonomichefen ska inte lägga tid på bankavstämningar. Hon eller han ska avgöra om företaget samarbetar med rätt leverantörer. HR-chefen ska inte öppna rekryteringsärenden utan fundera på vilken kompetens organisationen behöver.
Detta skifte – från att arbeta i verksamheten till att arbeta med verksamheten – är bara möjligt när systemet förstår verksamheten tillräckligt djupt för att hantera de dagliga uppgifterna. När affärssystemet når dit slutar det vara ett verktyg som medarbetare betjänar och blir i stället något som arbetar tillsammans med alla på företaget. Skedförbrukningen sjunker. Det som återstår är arbetet som verkligen spelar roll.”
Av Jennifer Sherman, Produktchef på Unit4
