Nio kommuner flyttar till molnet – utvecklar gemensam förvaltningsorganisation

Molnet och digitalisering stöper om inte bara industriell verksamhet, utan också en rad offentliga verksamheter, som t ex kommunal förvaltning, vilket dagens case-story från affärssystemutvecklarens, Unit4, miljöer är ett intressant exempel på. När nio kommuner i östra Skaraborg gick samman i ett samverkansprojekt för att dela ekonomisystem var målet att effektivisera och standardisera ekonomihanteringen. Idag, ett par år efter implementationen, tar projektet nu nästa steg i digitaliseringsresan genom att migrera till molnet samtidigt som projektet håller koll på 900 integrationer till affärssystemet.
Ö9 ett samarbete mellan kommuner i östra Skaraborg för effektivisering och förbättring av kommunernas tjänster. Dess användarorganisation tillhandahåller idag användar- och systemsupport samt ansvarar för driften av ett affärssystem med 1 800 användare. En stor utmaning är att varje kommun har egen IT-drift och egna anslutna system, vilket har resulterat i närmare 900 integrationer till affärssystemet. Majoriteten av dessa är filbaserade integrationer (filöverföring i batcher i tex. csv eller xml-format), vilket underlättar migreringen jämfört med äldre databaskopplingar.
En framgångsfaktor i projektet har varit det strategiska beslutet att arbeta webbaserat, där nästan alla användare arbetar i ett webbgränssnitt vilket minskar licenskostnader och hanteringen av mjukvara. För att ytterligare hantera komplexiteten i projektet etablerades en särskild organisation.
”Vi har en styrgrupp med ekonomichefer från alla nio kommuner som är med och driver arbetet framåt. Vårt team i Skövde hanterar integrationerna tillsammans med leverantören Unit4s experter och trots komplexiteten har arbetet flutit på bra. Det är en utmaning att koordinera en central organisation med nio olika IT-miljöer, men med rätt kompetens och samarbete går det,” säger Malin Markebro som är enhetschef på systemförvaltningsenheten i Skövde kommun.