Den positiva tillväxten med ett ökat antal dotterbolag och medarbetare ställde nya krav på organisationen. Leveranstakten och komplexiteten ökade vilket gjorde det viktigare med strukturerad informationsöverföring.
På Roxtec såg man att leveranser blev lidande av att dokumentation av produktändringar utfördes på olika sätt i olika delar av verksamheten. Till saken hör att detta med ”change management” på inget vis är något ovanligt problem inom produktutvecklingen. Tvärtom är det synnerligen vanligt. I Roxtecs fall kom man till insikt om att man kort sagt saknade ett tillräckligt bra process- och systemstöd. Medarbetarna lade tid på att leta efter och validera ändringsinformation som påverkade inköp, tillverkning och leveranser.
Ökad produktdatakvalitet
Roxtec hade redan 2014 i samband med implementationen av Teamcenter stöd för Engineering Change Notice (ECN). Men för att säkerställa leveranskvaliteten började Roxtec 2016 titta på en utökad Engineering Change Request (ECR)-process och på möjligheten att integrera den med affärssystemet.
Den nya Change Management-processen implementerades under 2017 och stöttas av Nextages lösning för Teamcenter. Resultatet blev full sökbarhet, spårbarhet och kontroll på ändringar genom hela produktens livscykel, och som följd nöjdare medarbetare.
– Change management är en process och ett arbetssätt som för att lyckas kräver ett kompetent systemstöd, säger Andreas Krantz som är produktägare inom Roxtec.
Detta stöd fann man i den ECR-process som etablerades som ett resultat av satsningen på att förbättra ändringshanteringen, konstaterar en av bolagets konstruktörer, Ronnie Pettersson:
– Så är det, efter implementationen av ECR-processen ser vi en ökad kvalitet i våra produktdata, vilket bidrar till högre kvalitet i kundleveransen, men också stora tidsbesparingar och bättre kontroll av våra produkter och tillverkningen. De här fördelarna upplevs också av alla Roxtecs medarbetare som är inblandande i produktens livscykel – från konstruktörer och produktberedare till inköp/logistik, produktion och service.
”Diskussionerna med vår partner ger effektiviseringar”
Hur lyckas man med att identifiera och vässa de bitar som behöver åtgärdas i en verksamhet? En hel del kan man förstås klara själva inom ramen för verksamhetens egen organisation och Roxtec arbetar också själva med att utveckla Teamcenter när nya behov uppstått. Samtidigt är det mycket värdefullt att ha en specialistpartner som Nexage på plats för att tillsammans med denna PLM-partner dels få tillgång till en kunnig diskussionspartner och dels i och med detta också få lösningsförslag som inte sällan baseras på erfarenheter från andra PLM-projekt.
– De här diskussionerna landar ofta i effektiviseringar eller automatiserade aktiviteter. Något som inte minst hänger ihop med att Nextage har lång erfarenhet av PLM. De ger oss ofta anledning att fundera ett extra varv när vi vill göra förändringar och påminner oss om hur de kan slå i systemet över tid. Det är intressanta och drivna diskussioner som landar i införda förbättringar för oss som Teamcenter-användare. Nextage har koll på vår industri och har vårt bästa för ögonen i alla faser av uppdateringar och utveckling av funktionalitet. De är en viktig partner för oss, säger Andreas Krantz och han får medhåll av Nextages tekniske direktör, Tommy Rosberg:
– Roxtec är lösningsinriktade och arbetar hela tiden med att säkerställa kvalitet och leverans med kunder och medarbetare i fokus. De är väldigt engagerade och insiktsfulla när det gäller PLM, summerar han.
Sju personer drev ECR-processen på Roxtec
Arbetet med att beskriva Roxtecs ECR-process drevs av sju personer från olika nyckelavdelningar, däribland strategiskt och operativt inköp, konstruktion och ekonomi. Uppdraget var att skapa en välfungerande process med fokus på människa och system, vilken skulle bidra till högre kvalitet på produktunderlaget. Målet var att säkerställa sökbarhet och spårbarhet på alla ändringar under produktens hela livscykel.
Roxtecs lösning i Teamcenter har en produktcentrerad informationsmodell. Det innebär att produkten är den sammanhållande noden för all relevant information, inklusive information om ändringar. Lösningen stödjer även beslutsfattande om ändringar genom ett fördefinierat regelverk.
Objekt för ändringar läggs i Teamcenter och innehåller följande information:
- Beskrivning av ändringen
- Vad som behöver göras
- När ändringen behöver genomföras
- Hur produkten påverkas samt kopplingar till andra objekt
- Vilka nya objekt som skapats med anledning av ändringen
Processen är uppbyggd så att den stöder alla typer av ändringar. Mindre ändringar med få mottagare kan påbörjas och avslutas inom en timme medan större kan ta flera månader och involvera en större grupp deltagare.
Tidigt i produktutvecklingen sker förändringar kontinuerligt. En frågeställning som uppstod var i vilket skede i konstruktionsprocessen en förändring skulle klassificeras och formellt behandlas som en ändring.
Roxtec ansåg att när produkten är tillgänglig för kund ska ändringar hanteras i ECR-flödet.
Konstruktörerna och Change Management
Konstruktörerna på Roxtec arbetar dagligen i Teamcenter, som alltså är integrerat med deras två CAD-system, Inventor och AutoCAD.
För många konstruktörer kändes det i början som extraarbete att lägga till information om ändringar i systemet då ECR-processen infördes i Teamcenter. Inom kort såg de fördelar med processen. Hur då, frågar vi konstruktören Ronnie Pettersson. Han jobbar med kundanpassade lösningar och har varit med både före och efter införandet av den nya CM-processen.
– Nu läggs alltid en bakgrund till som beskriver varför en ändring övervägs, berättar han. Roxtecs konstruktörer specificerar fördelar och nackdelar med ändringen, vilken sedan ligger som underlag för beslut.
Det är en enkel och snabb process där referenser som kunddokumentation eller e-post kan läggas till. I nästa steg kan produktberedningen lägga till information de fått via affärssystemet.
– Med Change Management-processen får vi dokumenterat vilka ändringar vi gjort och varför. Spårbarheten hjälper oss massor. En annan stor fördel är att automatiserade flöden ger rätt personer information om på vilket sätt produkten är ändrad vilket underlättar överlämningen. Tidigare var jag tvungen att exportera information ur CAD-systemet och maila eller på andra sätt dela den. Dessutom fick jag ofta jaga folk per telefon för att säkerställa att de fått och förstått informationen, förklarar Roxtecs konstruktör.
Och Pettersson är som sagt inte ensam om att uppleva värdet av förbättringarna:
– För mig personligen, i mitt dagliga arbete, blev tidsbesparingen den mest uppenbara fördelen efter införandet av Change Management processen i Teamcenter, bekräftar Jens Bohlin (bilden), som är Teknisk produktchef på Roxtec.
Integration med affärssystemet från IFS
Vi har ovan varit inne på integrationen mellan Roxtecs affärssystem från IFS och Teamcenter och klart är att detta är noga uttänkt och styr vilken information som ska föras över till rätt del av ERP-systemet. Artikelnummer skapas enbart i Teamcenter och trycks sedan över till affärssystemet. Vissa fält är låsta i affärssystemet vilket bidrar till att bibehålla hög kvalitet på produktinformationen.
Roxtecs användare av affärssystemet såg genast fördelarna med den nya ändringsprocessen, som sparade mycket tid vad gällde att hitta och validera information om produktlösningar. Dessutom hade de en nu en master – ett gemensamt sätt att jobba med underleverantörer och dotterbolag, och den information som finns i systemet är den som gäller. Det ger både översikt och kontroll.
– Absolut, säger Marita Lindberg, som arbetar med produktberedning på Roxtec. Det är en stor trygghet att informationen är säkerställd, det gör det mycket enklare att arbeta, dessutom sparas mycket tid på processen där man istället för att skapa ett nytt artikelnummer gör ändringen på en befintlig produkt.
Ökad trygghet med den nya ECR-processen
Idag arbetar alla enligt samma process, där Teamcenter är ”master” för all produktinformation, inklusive ändringar. Automatiserade flöden gör att rätt ändringsinformation skickas till rätt person i rätt tid. Medarbetarna behöver inte lägga tid på att validera ändringar.
– Efter införandet av Change Management-processen i Teamcenter upplever medarbetarna större trygghet och en mer konstruktiv stämning där alla hjälps åt, avslutar Andreas Krantz.
