IT-projektet inom Morrisprogrammet syftade till att etablera två stycken av varandra helt oberoende IT-miljöer för att stötta de två nya koncernerna och lösningen kom som sagt i form av outsourcing.
Projektet innefattade både IT-infrastrukturen men också affärssystem och en stor mängd övriga system som skulle delas enligt principen ”ett blir två”. Programmet innehöll ett stort antal delar där IT-frågan var en av de större och mer komplicerade.
Inget utrymme för fel eller förseningar. – Vi förstod redan från början att det här skulle bli en väldigt krävande process. Även om IT bara var en del av det totala projektet var det en extremt kritisk komponent som var tvungen att fungera utan störningar på verksamheten och utan att vi tappade affärsfokus, säger Gustaf Johansson, som vid projektets genomförande var CIO på B&B TOOLS och ansvarig för den IT-relaterade delen av Morrisprogrammet.
– En väldigt viktig parameter i planeringen av projektet var tidsaspekten. En normal tidplan för ett projekt av den här omfattningen var enligt vår bedömning cirka 24 månader. Börsnoteringen gjorde samtidigt att vi bara hade strax över nio månader på oss att genomföra hela Morrisprogrammet. Det gjorde att vi behövde bryta ner arbetet i olika delar del för att förstå hur det skulle kunna genomföras, fortsätter Johansson.
En proaktiv IT-partner. – När det kom till vår IT-infrastruktur förstod vi ganska snabbt att det inte fanns tid att etablera två separata organisationer med allt vad det innebär. Att fortsätta med en gemensam infrastruktur och organisation var inte heller aktuellt då det inte mötte kravet på att de två nya delarna skulle vara oberoende av varandra. Vi landade därför i slutsatsen att en outsourcinglösning där en ny partner tog över vår befintliga infrastruktur och personal var rätt väg att gå.
– Vi träffade ett antal olika potentiella partner och kom efter en gedigen utvärdering fram till att Pulsen Production var rätt val. De hade kapacitet och kunskap att leverera hela IT-infrastrukturen till de två nya bolagen oberoende av varandra, inklusive support och underhåll. I Pulsen fick vi också en proaktiv partner som kunde vara en drivande och framåtblickande del i Morrisprogrammet.
– Det är förstås svårt att ställa olika IT-projekt mot varandra men förmodligen är det ganska ovanligt att i en verksamhet som omsätter totalt åtta miljarder kronor outsourca hela IT-driften och på tre månader gå från ett första möte till att en väl fungerande övergång inletts, kommenterar Gustaf Johansson.
Att få med sig medarbetarna. – I ett projekt av det här slaget handlar det givetvis om mer än teknik och infrastruktur. För att klara genomförandet var personalaspekten och vikten av att vara en ansvarsfull arbetsgivare minst lika viktig. Vi behövde få med oss medarbetarna på förändringen och skapa en förståelse varför vi valde den här vägen – något jag tycker att vi lyckades väldigt bra med. Sexton av våra medarbetare följde i projektet med till Pulsen. Det var tydligt att alla medarbetare, både från vår befintliga organisation som togs över av Pulsen men också Pulsens egen personal engagerade sig i projektet och såg till att det gick att genomföra.
– Förutom att projektet matchade våra krav på genomförandetid blev Morris därför en bra lösning också för medarbetarna. Med Pulsen som partner kan vi konstatera att vi skapat en framtidssäker lösning, både ur ett drift- och kostnadsperspektiv, men också på så vis att personalen landade rätt, säger Gustaf Jonasson.
GDPR en komplicerande faktor. – Ytterligare en faktor som spelade in och påminde om att det här handlar om mer än servrar och IT-system var GDPR. Komplexiteten kring den nya dataskyddsförordningen tog en hel del kraft från alla inblandade. Här finns inget ”facit” eller erfarenhet att luta sig mot men tillsammans lyckades vi ändå möta kraven på en GDPR-anpassad lösning, kommenterar Gustaf.
– Att få medverka och bli en viktig del i Morrisprogrammet var givetvis en framgång för Pulsen. Sett i backspegeln är det förstås en ännu större framgång att vi tillsammans lyckades dela IT-miljön och införa en outsourcad lösning av det här slaget. Det var kort om tid och höga krav i alla led. Samtidigt visar projektet att erfarenhet, engagemang och ett nära lagarbete kan göra stora utmaningar hanterbara. Det är också roligt att samtliga medarbetare som följde med till Pulsen är kvar i bolaget, kommenterar Martin Hogmalm, VD för Pulsen Production.
– Under genomförandet var nog den största ”aha-upplevelsen” att det med ett extremt tydligt mål och en snäv tidplan går att få en grupp att arbeta snabbare än vad de själva trodde var möjligt.
