Kjetil Høgbakken berättar att han särskilt uppskattar bolagets affärskultur med korta beslutsvägar och att han kontinuerligt blir involverad hands-on i processerna. Man har 115 anställda, en stor del av kundstocken i Norge, men exporterar även en del till norska kunder som bedriver verksamhet utomlands.
– Vi har ungefär 3000 aktiva kunder som har höga krav på oss i form av snabba leveranser och av produkter i lager. För att tillgodose de behoven har vi byggt upp ett stort lager med 60 000 produkter, som är värt 180 miljoner, och vi har en omsättning på 50 miljoner euro, motsvarande mer än en halv miljard svenska kronor, summerar Kjetil Høgbakken.
Bolaget levererar produkter och komplexa industrilösningar till industrisegment som offshore-, transport-, livsmedelsproduktion-, mekanik-, metall- och pappersindustri-segmenten.
Höga ambitioner med service i världsklass
Klart är vidare att bolaget har höga ambitioner, bl a har man bestämt sig för att kunna erbjuda marknadens största sortiment av industriprodukter, ha snabba leveranser och service i världsklass. Detta ställer i sin tur krav på ordning och reda i de interna processerna och förmåga att säkerställa att dessa är optimerade.
– Vi försöker automatisera de flesta processerna för att kunna bli mer effektiva och ge bättre service till våra kunder, säger bolagschefen och tillägger: ”Mindre kunder erbjuder vi en webshop där de själva kan lägga order medan större kunder har egna inköpssystem och skickar beställningar via EDI eller andra format. Gemensamt för alla ordrar är att de ska gå direkt in i våra system och orderbekräftelsen skickas ut per automatik. Vi skickar även ut dokumentation automatiskt till kunderna, på så sätt sparar vi tid och det blir mer korrekt från början. Ledtiden blir även kortare och det blir en bättre upplevelse för kunden.”
Tilläggas kan att bolaget även har en säljkår på åtta personer och en kundservicefunktion som tar emot ordrar via e-post.
– Det som gör oss unika är att vi har egna produktavdelningar med produktspecialister som har djup kompetens inom våra produkter och lösningar så de jobbar nära kunderna för att hitta rätt lösning, förklarar Høgbakken.
Jeeves ERP viktig kugge i maskineriet
När det gäller programvara så har Otto Olsen har haft Jeeves ERP som sitt affärssystem i snart tio år och det är som sagt i detta affärssystem man hanterar order, inköp, ekonomi samt lagerhantering. Till det har de kopplat en WMS-lösning samt ett helautomatiserat lager via Autostore.
– Vi har lagt mycket tid och energi på att automatisera vårt lager, vi använder en lösning från Autostore där lådor med produkter staplas på varandra i ett stort rutnät. Ovanpå allt åker robotar och flyttar om lådorna på mest effektiva sätt och ser till att rätt produkt kommer ned till stationerna där våra medarbetare står och tar emot produkterna. Det här har gjort att vi är mycket mer effektiva och vi sparar även lageryta när produkterna staplas på varandra, tidigare sprang medarbetarna runt och plockade varor men det här har inneburit att vi har sparat 15 heltidsanställda, säger Høgbakken.
”Systemet är enkelt att anpassa efter behoven”
– Jeeves ERPs styrka är att det är enkelt att anpassa till våra behov. Jag ser att andra bolag inom koncernen använder andra affärssystem och då kan jag se att Jeeves ERP är enklare att jobba i och med. Vi tittar just nu på att ersätta vårt nuvarande WMS-system med Jeeves WMS då vi ser fördelar med att hantera färre system, dels med ett WMS som är helt integrerat i affärssystemet. Vi har haft en del problem med saldofel och det tar tid och kostar pengar att felsöka. Vi får se vilket beslut vi tar, vi har gjort studiebesök hos en annan Jeeveskund som använde Jeeves WMS men de hade ingen egen produktion så vi vill gärna se hur det fungerar i praktiken och ta del av lärdomarna innan vi tar beslut, säger Høgbakken..
– Det som har varit en utmaning är att anpassa framför allt regler inom ekonomi och få dem anpassade för norska marknaden, sådana saker som moms till exempel som fungerar annorlunda i Norge, förklarar Otto Olsen-basen.
Automatisering A och O
Att automatisera och effektivisera har som sagt stått högt på agendan hos Otto Olsen och Høgbakken är med och pushar på alla områden i denna riktning. Vilket är hans bästa tips är till andra företag är som vill bli bättre på att automatisera sin verksamhet? Svaret är snabbt och det märks att det här är något han verkligen brinner för.
– Starta inte med systemet, utan gör det istället med en processkartläggning av alla processer i företaget. Hur arbetar ni idag? Det bästa är att engagerade alla anställda i det här, att samla alla i ett rum och gör en workshop med post-it lappar på väggen. Då kan ni identifiera vilken del av processen som är det som är arbetskrävande eller den processen som ger upphov till mest fel. Och utifrån det komma fram till en ny process. Om den processen kräver ett nytt arbetssätt som systemet inte stödjer behöver systemet anpassas till den nya processen, inte tvärtom, säger Otto Olsen-chefen.
Bolaget har också lyckats bra med i detta arbete med att kartlägga processer och förändra arbetssätt. Den egna kartläggningen mynnade ut i en lång lista på saker som de ville automatisera och förbättra. En sak var att automatisera orderinläggning till exempel som de sedan har arbetat systematiskt med att genomföra.
– Vi gör det här arbetet så vi hela tiden kan öka volymen med den bemanningen vi har och för att vi ska bli mer effektiva, avslutar Kjetil Høgbakken.
